1.了解發文機關和受文者的關係：上行文、平行文、下行文或斜行文
下行文：上級機關→下屬機關
上行文：下級機關→上級機關
平行文：同型機關或不相隸屬機關
斜行文：不同機關且不相隸屬機關
申請文：民眾對機關間申請及答復
2.了解公文本文之內容結構：
主旨-起首語+主要意旨+期望語
起首語：直屬上級機關用檢陳；平行機關用檢送
期望語：上級機關-鑒核；平行機關-查照；下級機關-照辦
主旨內部若有需要說明數量部分，請使用阿拉伯數字。
說明-引據+申述+歸結(三段式論證法)
說明-事實+原因+結果(因果關係法)
引據：上級機關-鈞部；平行及下級為"貴"單位
引據寫法：來文機關名稱+日期+文號
填寫函文注意事項：
▼除了使用函，亦可使用"書函"文別：凡公務需要協商、徵詢意見或通報都可使用；或者答覆簡單案情、寄送文件、書刊或一般聯繫、查詢等事項行文均可使用
▼應使用繁體字撰寫；如台北市(X)→臺北市(O)
▼發文機關及受文者均要使用機關全銜；且發文機關與文別間要空1格
▼地址要有五碼郵遞區號；電話分機部分不可以填#
▼函文速別應填入：最速件、速件、普通件
▼附件應填入名稱及數量，勿填「如文」或「隨文」
▼正本及副本部分受文機關應填寫全銜，順序為先中央機關再地方機關；其他單位優先於本身單位；同單位時先它單位，承辦單位置於最後
▼職稱與蓋章部分：上級機關-職章；平行機關或下級單位-職銜簽字章
▼常用字彙：計畫O(計劃X)；紀錄O(記錄X)
下行文：上級機關→下屬機關
上行文：下級機關→上級機關
平行文：同型機關或不相隸屬機關
斜行文：不同機關且不相隸屬機關
申請文：民眾對機關間申請及答復
2.了解公文本文之內容結構：
主旨-起首語+主要意旨+期望語
起首語：直屬上級機關用檢陳；平行機關用檢送
期望語：上級機關-鑒核；平行機關-查照；下級機關-照辦
主旨內部若有需要說明數量部分，請使用阿拉伯數字。
說明-引據+申述+歸結(三段式論證法)
說明-事實+原因+結果(因果關係法)
引據：上級機關-鈞部；平行及下級為"貴"單位
引據寫法：來文機關名稱+日期+文號
填寫函文注意事項：
▼除了使用函，亦可使用"書函"文別：凡公務需要協商、徵詢意見或通報都可使用；或者答覆簡單案情、寄送文件、書刊或一般聯繫、查詢等事項行文均可使用
▼應使用繁體字撰寫；如台北市(X)→臺北市(O)
▼發文機關及受文者均要使用機關全銜；且發文機關與文別間要空1格
▼地址要有五碼郵遞區號；電話分機部分不可以填#
▼函文速別應填入：最速件、速件、普通件
▼附件應填入名稱及數量，勿填「如文」或「隨文」
▼正本及副本部分受文機關應填寫全銜，順序為先中央機關再地方機關；其他單位優先於本身單位；同單位時先它單位，承辦單位置於最後
▼職稱與蓋章部分：上級機關-職章；平行機關或下級單位-職銜簽字章
▼常用字彙：計畫O(計劃X)；紀錄O(記錄X)
***有限公司 函
地 址：81111高雄市
承辦人：黃**
電
話：07-*******
傳 真：07-*******
電子信箱：**@***.com.tw
受文者：高雄市政府勞工局 勞動條件科
發文日期：中華民國107年12月22日
發文字號：**字第***號
速別：普通件
密等及解密條件或保密期限：
附件：***改善報告1份。
主旨：檢送本公司哺(集)乳室及托兒設施或措施之執行改善處理措施請 查照。
說明：依據
貴局民國107年3月31日高市勞條字第***號函辦理。
正本：高雄市政府勞工局 勞動條件科
副本：本公司營會組、本公司工安部
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